Die Unterlagen werden von der Personalabteilung und der jeweiligen Fachabteilung geprüft. Überzeugt Monika M., wird sie zum Vorstellungsgespräch eingeladen und kann die Stelle im Idealfall besetzen. Um dann als Mitarbeiter des Unternehmens zu agieren und auch dafür entlohnt werden zu können, muss das Unternehmen Monikas Daten weiterhin speichern und verarbeiten. Wenn Monika im Vorstellungsgespräch jedoch nicht überzeugen kann, entfällt die Grundlage einer Datenspeicherung. Das Unternehmen muss die Daten also spätestens sechs Monate nach der Absage vollständig vernichten. Und hier meint es auch wirklich "Löschen". Vorgaben für die E-Mail-Archivierung. Dies schließt alle in Papier oder digitalisierter Form vorhandenen Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien, Notizen aus dem Bewerbergespräch, Probearbeiten und alle dazugehörigen empfangenen und erhaltenen E-Mails mit ein. Neben der eben hier dargestellten Situation gibt es zwei weitere Fälle, in denen eine Archivierung eingeschränkt oder gar nicht gestattet ist.
Das schließt neben der Rechnung auch das Angebot, Rücksprachen zum Projekt sowie Auftragserteilung und Lieferbelege ein. Die Archivierungspflicht gilt für alle Unternehmen – egal ob Einzelunternehmer oder Großkonzern. Das Backup der Kommunikation entspricht nicht der manipulationssicheren Archivierung und reicht somit nicht aus. Datenschutz und Archivierung lassen sich durch die korrekte Einrichtung und Administration sehr wohl in Einklang bringen. Es reicht nicht aus, gedruckte Belege aus digitalen Prozessen abzulegen, da diese nicht dem Originalformat entsprechen. Neben der Rechnung müssen auch alle anderen Stufen des geschäftlichen Prozesses archiviert werden. E mail archivierung betriebsrat facebook. Wenn Sie diese Grundsätze beachten, sind Sie auf der sicheren Seite. Sie haben Fragen? Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin oder rufen Sie uns an!
Steuerrechtlich relevante Dokumente müssen gemäß den GoBD beim Absender und Empfänger so aufbewahrt werden, dass sie nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht aufgezeichnet, ordentlich und unveränderlich sind. In der Praxis müssen Unternehmen insbesondere nachweisen, dass ein elektronisches Dokument nicht verändert werden kann und dass ein Prüfer jederzeit Zugriff darauf hat – auch wenn es vor zehn Jahren erstellt und gespeichert wurde. Eine Rechnung im Word-Format auf einer alten CD erfüllt diese Kriterien nicht.