E-Mails sind ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – sorgen aber auch unglaublich schnell für Chaos am Arbeitsplatz. Ganz einfach, weil Sie auf den ersten Blick nicht als störender Aktenstapel auf dem Schreibtisch auffallen, sondern unscheinbar im Posteingang schlummern. Die E-Mail-Ablage in Outlook Es gibt zwei Extreme wie E-Mails häufig in Outlook abgelegt und archiviert werden: Ablagemöglichkeit 1: Ordnerstruktur E-Mails in einer Ordnerstruktur in Outlook ablegen. Viele Menschen sind es gewohnt die einkommenden E-Mails sorgfältig in einen Ordnerbaum aus Überordnern und Unterordnern zu archivieren. Dabei handelt es sich oftmals um viele Unterordner zu Projekte, Kunden, Mitarbeiter… Bei unseren Kunden haben wir teilweise schon bis zu 500 Ordnern gesehen. Outlook 2016 serienmail mit anhang. Das kann natürlich zu Verwirrungen und langen Suchzeiten führen. Zusätzlich können Zuordnungsprobleme auftreten, wenn man für jede E-Mail einen passenden Ordner finden möchte, was viel Zeit kostet. Es kann vorkommen, dass eine E-Mail keinem Ordner zugeordnet werden kann und ein neuer Ordner erstellt werden muss.
Um ein Schlagwort von den Suchergebnissen auszuschließen, tippen Sie einfach ein NICHT in Großbuchstaben zwischen den Suchbegriff und das auszuschließende Wort, z. : "Mustermann NICHT Max". Dann zeigt Ihnen Outlook alle Inhalte mit, über und von "Mustermann" an, ohne all die E-Mails, die einfach nur den Platzhalter "Max Mustermann" irgendwo im Text verwenden. Mit einem Klick auf das grüne Plus-Symbol → Weitere in der Menüleiste rechts öffnet sich eine Dropdown-Liste mit vielen weiteren Möglichkeiten zur Einschränkung der Suchanfrage. Um gezielt nach Aufgaben, Dateien, Kontakten, Notizen oder Terminen zu suchen, bietet Outlook eine "erweiterte Suchfunktion" an. Klicken Sie dafür in der Registerkarte → Suchen einfach etwas weiter rechts auf die Schaltfläche → Suchtools und in der Dropdown-Liste auf → Erweiterte Suche. Mit der zusätzlichen Suchfunktion "Erweiterte Suche" können Sie noch besser nach E-Mails, Aufgaben, Kontakten… in Outlook suchen. Serienmail mit anhang outlook 2016 version tracker. Video-Tutorial: M it der Outlook-Suchfunktion arbeiten
B. Projekte, Kunden, Lieferanten…), wie bei einem Vertikalisten. Dort besteht die Ablage hauptsächlich aus vielen Unterordnern. Es sollte allerdings auch keine allzu breite Struktur sein (die Hauptordner nur auf die wichtigsten reduzieren). Outlook E-Mail-Ablagesystem mit Ordnerstruktur (2021). Regelmäßig durchschauen ob man noch alle Ordner benötigt (abgeschlossene Projekte können beispielsweise in den Archiv verschoben werden) und ob es Doppelungen gibt. Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, können Sie das auch über das 7-Ordner-System machen. Dabei legen Sie fest, dass in jedem Ordner nur 7 weitere Unterordner sein dürfen (In der zweiten Ordnerebene wären es dann maximal noch 49 Ordner). Dass erleichtert Ihrem Auge das Scannen und das Arbeitsgedächtnis kann die Informationen besser aufnehmen. Beispiel für Ihre Ablage mit dem 7-Ordner-System Grundlagen/Persönliches Finanzen Personal Projekte Marketing Weiterbildung Wissensdatenbank Ablagemöglichkeit 2: "Chaotische" E-Mail-Ablage in Outlook (mithilfe der Outlook-Suchfunktion) Die Suchfunktion in Outlook ist schnell, präzise und zuverlässig.