Wie lange müssen Unternehmen E-Mails archivieren? § 257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen. Hierbei regelt § 257 HGB Abs. 5 die Aufbewahrungsfrist im Detail: Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde. Weiterhin muss man auch laut § 147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archivieren. Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von insgesamt 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren einige Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen. E mail archivierung linux server. Wie sollen Unternehmen E-Mails archivieren? Die Gesetzgebung bietet keine ausführlichen Vorgaben für die Speicherung und Katalogisierung geschäftlicher E-Mails. Aus § 146 AO und § 239 HGB ergeben sich aber folgende (sehr allgemein gehaltene) Bedingungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung: Handelsbücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar geführt werden.
Für die Archivierung ist die jeweilige Geschäftsführung verantwortlich. Wenn Unternehmen ihre geschäftlichen E-Mails nicht archivieren, dann drohen steuerliche Strafmaßnahmen und rechtliche Konsequenzen. Die Verletzung der Buchführungspflicht kann beispielsweise mit einer Geldstrafe oder gar mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden. Maßgebend für die Details der E-Mail-Aufbewahrung sind das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabeanordnung (AO) sowie die "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" ( GoBD). E mail archivierung linux mail. Darüber hinaus gibt es noch weitere Gesetze und Vorschriften dazu, wie Unternehmen E-Mails archivieren müssen: beispielsweise das Bundesdatenschutz- und das Telekommunikationsgesetz oder den "Sarbanes-Oxley-Act" (bei Schriftverkehr mit Unternehmen, die an der US-Börse notiert sind). Allerdings greifen diese oftmals nur in Sonderfällen. Im Folgenden haben wir uns auf die Darstellung der wichtigen und praxisnahen Fakten bei der Langzeitspeicherung von Mails beschränkt.
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always_bcc = Auch hier müssen wir nachträglich den Postfix-Service neu starten. sudo /etc/init. d/postfix restart