Die richtigen Software-Tools für die Dokumentenlenkung auswählen. Die Ergebnisse der Dokumentenlenkung in regelmäßigen Abständen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Die Vorteile einer Automatisierung der Dokumentenlenkung liegen auf der Hand, selbst wenn vielleicht nicht jeder Aspekt effektiv und vollständig automatisiert werden kann. Es gibt zwar Einschränkungen, aber unzählige Prozesse und damit zusammenhängende Aufgaben der Dokumentenlenkung lassen sich sehr einfach automatisieren. Die Werkzeuge dafür sind jedem guten DMS-Produkt bereits enthalten. Was sind die 6 dokumentierten Verfahren der ISO 9001? | Blog der Lösungsfabrik. Dokumentenerstellung und Routing Dokumentvorlagen und Templates beispielsweise sind sehr nützlich für Berichtsaufgaben, um den Prozess der Dokumentenerstellung zu automatisieren, etwa für Berichte auf Basis von Excel-Daten. Wird diese Automatisierung als Vorlage bereitgestellt, erspart das Zeit und Arbeit bei wiederkehrenden Berichten mit dynamischen Daten – zum Beispiel Verkaufsdaten oder Lagerbestände. Die Automatisierung verringert das Risiko, bei der Dokumentenlenkung zu versagen.
Sie bringt dem Unternehmen darüber hinaus einen hohen Nutzen, sowohl unternehmensintern als auch gegenüber Dritten. Dokumentierte Information In der ISO 9001:2015 wird der Terminus "dokumentierte Information" als Sammelbegriff für alle qualitätsbezogenen Dokumente verwendet, die sich in zwei Klassen unterteilen lassen: in Qualitätsanforderungsdokumente und Qualitätsaufzeichnungen. Archivierung von dokumenten iso 9001 free. Bei Qualitätsanforderungsdokumenten handelt es sich um qualitätsrelevante Unterlagen, in denen bestimmte Vorgaben oder Sollzustände in Bezug auf das QM-System, die qualitätsbezogenen Prozesse sowie die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens darzulegen sind. Qualitätsaufzeichnungen dienen dem Nachweis der Qualitätsfähigkeit des QM-Systems bzw. des Unternehmens. Dokumentation des QM-Systems Ein wichtiges Qualitätsanforderungsdokument ist der Anwendungsbereich für das QM-System, der gemäß Normabschnitt 4. 3 festzulegen ist.
Unterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen: Ausgangsrechnungen Gehaltslisten Bankbelege Bewirtungsbelege Eingangsrechnungen Fahrtenbücher Gewinn-und-Verlust-Rechnung (Jahresbilanz) Grundbuchauszüge Buchungsbelege Steuererklärungen Hingegen nur sechs Jahre aufbewahrt werden müssen Unterlagen wie: Bürgschaften Bestellungen Geschäftsbriefe Darlehensunterlagen Kassenzettel Geschenknachweise Preislisten Einfuhr- und Exportunterlagen Quelle: euromarcom public relations GmbH Dazu im Management-Handbuch Ähnliche Artikel Excel-Tipps
Denn nun hängt sie nicht mehr von unserer (sehr menschlichen) kurzen Aufmerksamkeitsspanne und unserer Neigung zur Ablenkung ab. Automatisierung ist daher auch einer der großen Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten, denn bei Dokumentenlenkung in Papierform und der Einhaltung von Normen muss man immer die menschlichen Schwächen in Kauf nehmen. Mit anderen Worten: Es lohnt sich, Dokumente zu digitalisieren. Dokumentationsanforderungen nach ISO 9001:2015: Was ist verbindlich?. Es gerät nicht mehr in Vergessenheit, eine E-Mail zu senden, Kopien bzw. Backups eines Dokuments zu erstellen oder eine Datenbank zu aktualisieren. All das erledigt Software für uns automatisch – fehlerfrei und zuverlässig. Am Ende des Tages macht die Automatisierung der Dokumentenlenkung deshalb auch den Unterschied zwischen einer fehleranfälligen und zeitraubenden internen Bürokratie und agilen Mechanismen, die das Leben aller erleichtern. Viel Spaß beim Automatisieren!
Dokumentenlenkungsprozess und normgerechte Dokumentation Im Rahmen des Qualitätsmanagements fordert die DIN EN ISO 9001 die Lenkung von Dokumenten in einem definierten und normgerecht dokumentierten Verfahren über den gesamten Lebenszyklus hinweg: Von der Erstellung und Prüfung der Dokumente, deren Genehmigungsprozess vor der Herausgabe, der Kommunikation sowie Aktualisierung der Dokumente in Form von Versionen bis zum Verhindern der unbeabsichtigten Verwendung bzw. Einzug veralteter Dokumente/Versionen. Neben einer normgerechten Dokumentation, die im Rahmen eines IT-Sicherheitskonzeptes anzufertigen ist, sind für ein Informationssicherheitssystem (ISMS) strategische, taktische und operative Dokumente in einem Dokumentenlenkungsprozess zu überprüfen und zu verbessern. Archivierung von dokumenten iso 9001 model. Mit der fuentis Suite bietet die fuentis AG ein Integriertes Managementsystem, auf dem ein revisionsgerechter Dokumentenlenkungsprozess unterstützt werden kann, konform zum Qualitätsmanagement nach ISO 9001. Ziele der Dokumentenlenkung nach ISO 9001 Sicherer Dokumentenlenkungsprozess Der Prozess der Lenkung von Vorgabe- und Nachweisdokumenten stellt sicher, dass Vorgabe- und Nachweisdokumente sowie Standards kontrolliert und nachvollziehbar erstellt, geändert, freigegeben, regelmäßig auf geänderte Rahmenbedingungen angepasst, den Adressaten geeignet bekannt gegeben und bei Ungültigkeit aus dem Verkehr genommen werden.