Ratsam ist es, die Dokumente erst einen Monat nach der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung und nach erfolgter Datensicherung der digitalen Dokumente zu vernichten. Möchten Sie gerne das Ersetzende Scannen in Ihrem Unternehmen einführen? Benötigen Sie Unterstützung und Beratung für diesen Prozess? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns.
Dazu gehören u. A. Jahresabschlüsse, notariell beglaubigte Verträge oder auch Eröffnungsbilanzen. Warum sollte man Papierbelege gar nicht erst scannen? Viele Unternehmen stellen sich die Frage, wo und wie man am besten mit ersetzendem Scannen anfangen kann. Wir denken, das ist die falsche Frage, bzw. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner.com. der falsche Fokus. Viel mehr macht es Sinn zu überlegen, wie man die Anzahl der Belege reduzieren kann, sodass man diese nicht in einem weiteren Schritt einscannen muss. Papierbelege digitalisieren vs. digitaler Rechnungseingang Anstatt einzelne Papierbelege zu digitalisieren ist es viel sinnvoller, einen vollständig digitalisierten Rechnungseingang zu schaffen. Denn: Jede Rechnung, die digital vorliegt, bedeutet eine Rechnung weniger die man manuell einscannen muss. Im Idealfall versucht man also den Rechnungseingang komplett zu digitalisieren, sodass mühsames Einscannen von Rechnungen gar nicht erst notwendig ist. Um sicherzustellen, dass Rechnungen überhaupt auf digitalem Weg ankommen, kann zunächst ein Postfach für eingehende Rechnungen eingerichtet werden.
Hierfür wird im Idealfall eine entsprechende GoBD-konforme Buchhaltungssoftware verwendet. Die Bearbeitung des elektronischen Dokumentes, beispielsweise in Form von farblichen Hervorhebungen oder Buchungsvermerken, darf sich nicht auf die Lesbarkeit und Vollständigkeit im Vergleich zum Original auswirken. 6. Papierbelege vernichten Dokumente, die von der Aufbewahrungspflicht im Original nicht betroffen sind, können nun vernichtet werden. Hierbei ist jedoch eine letzte Stichprobenkontrolle hinsichtlich der Vollständigkeit und Lesbarkeit des digitalisierten Dokumentes durchzuführen – am besten durch eine Person, die nicht unmittelbar am Scanvorgang beteiligt war. Darüber hinaus sollte beim rechtssicheren ersetzenden Scannen die Vernichtung sicherheitshalber erst einen Monat nach Abgabezeitpunkt der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen. 7. Ersetzendes Scannen und GoBD - ELOoffice Blog Ablegen und Verwalten. Verfahrensdokumentation Sämtliche zuvor ausgeführten Schritte sind für ein rechtssicheres ersetzendes Scannen nachvollziehbar zu dokumentieren. Hilfestellung für eine optimale Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen bietet die sogenannte Musterverfahrensdokumentation.
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